ケー・ティー・ティー [ 事務所 ]

勤怠管理システム よくある質問(FAQ)



ご利用ありがとうございます。
こちらのページでは、基本的な操作の説明をよくある質問形式で、順を追って、説明いたします。


  1. LOGINは出来たけど、他に何をすればよいの?
  2. グループと利用者ってなに?
  3. 毎回、LOGINを行うのは面倒!
  4. マスタの項目に何を設定すればよいかわからない!
  5. 複数のグループを切り替えて使用するには?
  6. 一般の利用者には実績の変更、マスタの内容を変更されては困る場合!
  7. グループを替えてLOGINし直すには?
  8. 明日以降の予定を入力したいときは?
  9. 出社退社を行うには?
  10. 行先の入力を行うには?
  11. 伝言を登録するには?
  12. 伝言を読むには?
  13. 携帯電話からのメールによる出勤退社を行うには?
  14. 携帯電話からの出勤状態の確認を行うには?
  15. 出社の押し忘れが多い人に自動で催促メールを送る?
  16. お知らせの入力を行うには?
  17. 出社退社の実績を確認するには?
  18. 出社退社の実績を変更するには?
  19. 勤怠実績を取り込むときはどうするの?
  20. カレンダーをみて曜日を確認する
  21. 情報の漏れる心配は無いの?
  22. システムが停止することは無いの?
  23. 使用方法がわからない、こうしてほしい!


LOGINは出来たけど、他に何をすればよいの?
はじめに使用するときは、あらかじめ、1つのグループ1人の利用者が初期設定されています。
ご契約いただきました場合は、会社コードが自動登録され、グループの登録を行うことが出来ます。
まず、次の2点をご確認ください。
最初に、グループ情報を確認し、必要に合わせ内容を変更します。
メニューより利用者設定 → グループ情報メンテナンスを選択してください。
現在ログイン中のグループが表示されているはずです。
グループ名・出社時間・退社時間などを変更してください。
次に、出勤ボードに表示する利用者の情報を、グループ毎に設定します。
メニューより利用者設定 → 利用者情報メンテナンスを選択してください。
グループコード,利用者コードを入力し決定ボタンをクリックして、
利用者名(漢字),MailAddressなどの項目を入力してください。

あとは、メニューより出勤ボードを選択すれば、登録したグループ名・利用者名が表示されるはずです!

[一覧へ]



グループと利用者ってなに?

グループとは、利用者のくくりです。部署毎,グループ権限毎に作成します。
出勤ボードには、このグループ毎に表示されます。
利用者は、タイムカード押す必要がある人を、グループを決めながら設定していきます。
部署をグループと見立て所属する人のイメージで登録されるとよいかと思われます。
グループの権限については、グループ情報メンテナンスのHELPを参照してください。
[一覧へ]


毎回、LOGINを行うのは面倒!

毎回LOGINページから、各コード,パスワードを入力するのは面倒な場合は、
一度、LOGINし、出勤ボード画面のところで、お気に入りに登録します。
さらに、ブラウザ立ち上げ時の初期表示ページに、設定されたお気に入りを貼り付けることで、
ブラウザの立ち上げとともに出勤ボードを表示することが出来ます。
[一覧へ]

マスタの項目に何を設定すればよいかわからない!

各ページ毎に、右上にHELPを用意してあります。
マスタの入力ページには、その項目を設定するとどうなるかを説明してあります。
基本的には、何も設定しなくてもシステムを運用することが出来ます。
当システムでは、マスタに設定しておくとより快適にシステムを運用することができるようになっています。
[一覧へ]

複数のグループを切り替えて使用するには?

無料使用コースではグループが1つしか設定出来ません。よって切替は出来ませんが、
幾つかのグループを登録することは、可能です。
ご契約がある場合は、グループを複数登録していただき、そのグループに所属する利用者を登録します。
グループが複数あると、グループ枠から、グループを選択し、右横のGOボタンを押すことで、
グループが切り替えられます。
[一覧へ]

一般の利用者には実績の変更、マスタの内容を変更されては困る場合!

一般の利用者のグループの権限を、1で設定します。
権限=1のグループに所属する利用者は、実績,マスタに関する変更は行えません。
逆に、実績の変更、マスタの変更を個人毎に行う場合は、権限を、2で設定します。
利用者毎に権限を変えることは出来ません。
一般の利用者には、実績変更が出来ず、管理者のみ、実績変更を行えるようにする為には、
別に 権限を持つグループのみを作成しておき、出退勤の修正,マスタ変更を行いたい場合のみ
このグループでLOGINして修正してください。
(この場合は、LOGIN直後に出勤ボードが表示されず、このページが表示されますが,
実行したい処理をメニューから選択してください)
[一覧へ]

グループを替えてLOGINし直すには?

メニューよりログアウト → OKを選択することで、LOGINページに戻ります。
別のグループコード,パスワードを入力することで、LOGINして下さい。
LOGINしたグループは、ページ左上に表示されます。
基に戻す場合は、同じ手順でも行えますが、お気に入りに設定があれば、それを選択してもかまいません。
 注):グループを切り替えて表示した場合、グループの内容が切り替わらない場合、
    グループ枠右横にあるGoボタンを押してください。
[一覧へ]


明日以降の予定を入力したいときは?
明日以降の予定を入力するには、
メニューより予定入力 → グループを選択し、利用者を決定してください。
又は、出勤ボードの利用者の左横(緑色)のボタンをクリックしてください。
当日以降の予定を入力することが出来ます。(前日までは表示のみ)
基本的には、次月分の予定を入力し変更があった時点で予定入力から変更するのがよいかと思われます。
[一覧へ]

出社退社を行うには?

出社を行うには、出勤ボードより、該当する使用者の出社欄をクリックしてください。
出社欄には、予定があれば予定時間、無ければ、出社 と表示されています。
クリックすると使用者のパスワードを要求されます。
又は、出勤ボードの使用者の右横(黄色)のボタンをクリックしてください。
当日以降の予定を入力することが出来ます。(前日までは表示のみ)
基本的には、次月分の予定を入力し変更があった時点で予定入力から変更するのがよいかと思われます。
[一覧へ]

行先の入力を行うには?

外出などにより、行先を入力する場合、
行先欄の左にある記入ボタンをクリックします。
行先,メモを入力できる画面が表示されます。ここで行先を入力し、更新ボタンを押します。
メモ欄は、出勤ボードには、表示されませんが、実績には格納されています。
実績表示、実績修正、実績取込により確認することが出来ます。
メモ欄は、一日に覚書,日報等に、使用すると便利です。
[一覧へ]

伝言を登録するには?

利用者に伝言を、残すか、携帯電話に送ることが出来ます。
利用者の名前をクリックします。
伝言が記入できる画面が表示されます。ここで、件名,内容,登録者を入力し、
そんなに急ぎでない場合などは、伝言を押し、伝言を残すことができます。
 注):伝言は1人につき、10件までしか登録できません。
急ぎの場合は、携帯を押すと、携帯電話に送信されます。
 注):携帯への伝言は、利用者情報に携帯電話のメールアドレスが無いと送信できません。
[一覧へ]

伝言を読むには?

利用者の名前の右横に手紙のマークが付いていたら、伝言がされています。
手紙マークの横の数字は、伝言がいくつ登録されているかの数字です。
伝言は、見るときは、その手紙マークをクリックします。
使用者のパスワードを要求されます。
パスワードが認証されると、伝言の1件目が表示されます。
複数件ある場合は、伝言画面上部に1/2と表示されています。
その左右にある<>ボタンを押し、次の伝言を確認できます。
ここの伝言は、印刷、PCメールに転送、削除することが出来ます。
 注):PCメール転送する場合は、利用者情報にメールアドレスの登録が必要です。
    又、PCメールに転送された場合、伝言からは自動的に削除されます。
[一覧へ]

携帯電話からのメールによる出勤退社を行うには?

携帯電話からのメールにより、出勤退社、予定入力を行うことが出来ます。
宛先は、kintai@iisoft.co.jp に送信してください。
件名に、X9999NNNNN の形式で入力します。 ( X は区分  9999 は、時間  NNNNは、行先 )
本文に、BBBBBB # MMMM の形式で入力します。( BBBBBB:備考 全角# MMMM:メモ )
上記の形式で、必要部分のみを、入力し送信すると、更新結果が返信されます。
※ 形式を誤ると、形式を知らせてくれるエラーメッセージが返信されます。
<下記に送信例を示します>
件名項目説明 件名入力 本文入力
用途 区分 時間 行先 備考
 (半角)  (半角)  (全角)  (全角)
出社(予定通り): 0830 S0830 出社しました。
出社(行先変更): 0830 NSビル S0830NSビル 管理システム障害の為、直行
退社: 2130 T2130 業務完了  #○○産業様プレゼン資料作成
出社予定: 0930 Y0930 電車遅延の為
帰社予定: 1600 Y1600 急いで帰社
休み: 休み Y休み 部長に連絡済
※:時間に9999を入力すると、現在の時間になります。
      注): 本文は省略してもかまいません。省略できない場合、*(半角)を入力すると省略と同様に扱います。
      ※ この表を、マウスでなぞり、表計算などのソフトの貼り付けると、印刷加工が出来ます。
[一覧へ]

携帯電話からの出勤状態の確認を行うには?

出先などから、出勤状況の確認を行うには、
携帯電話のメールから、宛先:kintai@iisoft.co.jp(出退社同様) に、
件名:G (半角)
本文:省略 又は、 *(半角) を送信すると、送信者のグループの出勤状況が返信されます。
他のグループの出勤状況を確認するには、本文に、半角で、グループコードを入力してください。
[一覧へ]

出社の押し忘れが多い人に自動で催促メールを送る?

いつも出社入力を忘れてしまう。遅刻しているのに連絡も無い、こんな人には、
当システムから出社の催促を行うことが出来ます。
利用者情報の最大警告回数に、催促する回数を入れてください。
出社、予定変更が無い場合、30分毎に、催促回数に達するまで、出社催促のメールを発信します。
[一覧へ]

お知らせの入力を行うには?

グループ毎にお知らせを書き込むことが出来ます。
お知らせ欄に直接書き込み、書込ボタンを押します。
一度書き込んだ、お知らせは次の日も消えることはありません。不要になったときにクリアして下さい。
又、無料使用コースの場合、使用期限が近づくと、自動的に、期限切れメッセージが表示されます。
[一覧へ]


出社退社の実績を確認するには?
昨日の実績を確認したいなど、過去の実績を表示するには、
出勤ボードの利用者の右横(黄色)のボタンをクリックしてください。当日までの実績が表示されます。
[一覧へ]


出社退社の実績を変更するには?

出社退社の入力忘れ、誤りなどで、実績の変更を行いたい場合、
メニューより実績修正 → グループを選択し、利用者を決定してください。
当日までの過去の実績を修正することができます。
但し、実績修正処理は、LOGINしたグループの権限が2以上出ないと実績の変更を行うことは出来ません。
[一覧へ]


勤怠実績を取り込むときはどうするの?
登録されている勤怠実績を自分のパソコンにテキストデータ(CSV形式)取り込むときは、
メニューより実績取り込み → グループ・利用者を選択し、年月を入力してください。
 ※:グループに所属する利用者全てを、選択する場合は、全利用者選択を選んでください。
あとはExcelやAccessなどを使用して、実績データを自由に加工してください。

 注):なお、実績取り込み処理により取り込まれる期間は、契約により異なります。
    無料使用コースの場合、当日から5日前までのデータしか取り込まれません。

[一覧へ]


カレンダーをみて曜日を確認する

昨年又は、来年のカレンダーを見たい場合、出勤ボードから、日付部分をクリックします。
今年のカレンダーが表示されています。
年の左右にある<>を押すことで、昨年,来年のカレンダーを表示することが出来ます。
実績,予定を数年保存することにしておけば、日付をクリックし、去年の実績を表示することも可能です。
[一覧へ]


情報の漏れる心配は無いの?

パスワードの暗号化、ファイヤーウォールなどに対策は、とってありますが、
人為的に、情報が漏れる可能性は、あります。
使用者名などをニックネームにして登録することも対策のひとつであり、
大切な情報は、伝言に残さないことも必要です。
又、システム毎、自社サーバーにて管理することも可能です。
[一覧へ]

システムが停止することは無いの?

無いとは、いえません。
システムは、改良を繰り返して、進化していきます。
工事が必要になる場合は、メール(ご契約者様)にてお知らせし、1時間程停止することがあります。
この場合、工事は、使用頻度が少ない時間にて行われます。
[一覧へ]


使用方法がわからない、こうしてほしい!

使用方法がわからない。
もっと、機能がほしい。
こうしないと、システムを使用できない。
など、 ご意見ありましたら、お気軽に、メニュー下に用意してありますメール宛に内容を書き、
送信ください。
[一覧へ]